Quản lý cơ sở vật chất văn phòng là một phần không thể thiếu trong công tác quản lý tòa nhà văn phòng. Tuy nhiên, không phải chủ đầu tư nào cũng hiểu rõ vai trò và cách thức thực hiện công tác này một cách hiệu quả. Đừng lo lắng, hãy cùng Vietcleaning làm rõ các vấn đề này trong bài viết ngay sau đây.
1. Quản lý cơ sở vật chất văn phòng là gì?
Cơ sở vật chất văn phòng là cách gọi chung cho hệ thống phương tiện vật chất kỹ thuật gồm các đồ vật, của cải vật chất, khung cảnh tự nhiên xung quanh tòa nhà văn phòng… Các yếu tố này được sử dụng nhằm đáp ứng nhu cầu của khách hàng trong quá trình làm việc tại tòa nhà. Từ đó đem đến môi trường làm việc hiện đại, tiện nghi nâng cao hiệu quả công việc.
Một số cấu phần của cơ sở vật chất văn phòng điển hình có thể kể đến như:
- Thang máy, hệ thống camera an ninh,
- Hệ thống thiết bị PCCC,
- Hệ thống đèn điện, chiếu sáng
- Hệ thống cấp thoát nước,
- Hệ thống internet, truyền hình
- Hệ thống âm thanh, hệ thống thông tin liên lạc
- Máy in, máy chiếu, máy fax,
- Hệ thống điều hòa không khí như điều hòa, máy sưởi, máy lọc không khí…
Quản lý cơ sở vật chất văn phòng là việc thực hiện các tác động có mục đích của người quản lý nhằm xây dựng, phát triển và sử dụng tối đa công năng của hệ thống cơ sở vật chất. Góp phần phục vụ đắc lực cho công tác quản lý, vận hành cả tòa nhà văn phòng. Qua đó, đáp ứng triệt để nhu cầu sử dụng cơ sở vật chất của khách thuê, mang đến trải nghiệm dịch vụ tiện nghi và chất lượng.
Nói một cách khác, quản lý cơ sở vật chất chính là dịch vụ quản lý trang thiết bị tổng hợp cho tòa nhà văn phòng, phân phối chúng đến khách hàng, đồng thời đảm bảo các trang thiết bị này đáp ứng được nhu cầu của người sử dụng.
2. Công việc cụ thể của quản lý cơ sở vật chất văn phòng
Quản lý cơ sở vật chất văn phòng bao gồm các công tác sau:
Các công tác lên kế hoạch:
- Lên kế hoạch, triển khai, điều phối nhân sự giám sát, kiểm soát chất lượng cơ sở vật chất.
- Lên kế hoạch kiểm tra, rà soát hệ thống trang thiết bị và cơ sở vật chất theo định kỳ ngày / tuần / tháng / quý / năm. Nhằm đảm bảo các trang thiết bị luôn trong trạng thái hoạt động tốt, đáp ứng được nhu cầu sử dụng của khách hàng.
Các công tác tổ chức:
- Cập nhật, tổng hợp tình hình, hiện trạng của hệ thống cơ sở vật chất và báo cáo tổng thể tới chủ đầu tư.
- Thống kê, theo dõi, cập nhật danh sách trang thiết bị được sử dụng trong tòa nhà văn phòng.
- Tiếp nhận thông tin phản ánh tình trạng hư hỏng cơ sở vật chất từ phía khách hàng và kịp thời xử lý, giảm thiểu tối đa gián đoạn ảnh hưởng tới hoạt động của khách.
- Khi xảy ra các sự cố, tiến hành xác minh mức độ hư hỏng, đưa ra đề xuất sửa chữa, thay thế, làm việc với nhà cung cấp để chốt loại hàng và giá cả…
- Chịu trách nhiệm chính công tác mua sắm trang bị các loại máy móc trang thiết bị, văn phòng phẩm, dụng cụ làm việc và thiết bị phòng cháy chữa cháy,… cũng như công tác ký kết hợp đồng và thanh toán.
- Tổ chức, triển khai và hướng dẫn khách hàng sử dụng các tài sản, cơ sở vật chất, trang thiết bị… đúng công năng một cách hiệu quả và tiết kiệm.
- Giáo dục tinh thần trách nhiệm và ý thức sử dụng cơ sở vật chất của khách thuê tòa nhà văn phòng. Thông qua đó kéo dài tuổi thọ cho các cơ sở vật chất này, tối ưu chi phí cho chủ đầu tư.
3. Vì sao cần quản lý cơ sở vật chất văn phòng?
Việc quản lý hệ thống cơ sở vật chất – kỹ thuật giúp nâng cao chất lượng và tăng cường hiệu quả hoạt động của khách hàng thuê văn phòng.
Bên cạnh đó việc quản lý giúp phân bố cơ sở vật chất một cách đồng đều, tránh tình trạng thừa thiếu, lãng phí tài nguyên và chi phí. Đồng thời, khi triển khai các hoạt động hướng dẫn, xây dựng ý thức sử dụng bảo quản cho khách hàng còn góp phần phát huy tối đa công năng của cơ sở vật chất.
Các hoạt động bảo hành – bảo trì trong quy trình quản lý cũng đóng một vai trò rất quan trọng, hạn chế các gián đoạn, hỏng hóc trong quá trình khách hàng sử dụng. Công tác này còn góp phần nâng cao tuổi thọ cho các trang thiết bị, giúp tối ưu chi phí vận hàng cho chủ đầu tư.
Một tòa nhà văn phòng có hệ thống trang thiết bị hiện đại cùng công tác quản lý bài bản, chuyên nghiệp sẽ tạo dựng được thiện cảm và lòng tin ở khách hàng. Đây chính là tiền đề quan trọng trong các mối quan hệ song phương hợp tác lâu dài.
Bên cạnh đó, vị thế của tòa nhà cũng như uy tín của chủ đầu tư được nâng cao hơn, mang đến những giá trị bền vững bên cạnh những lợi ích kinh tế.
4. Cách quản lý cơ sở vật chất tòa nhà văn phòng hiệu quả
Để quản lý cơ sở vật chất tòa nhà văn phòng hiệu quả, chủ đầu tư cần chuẩn bị cho mình một quy trình làm việc bài bản. Quy trình này cần nêu rõ và chi tiết hóa các khâu cũng như các bước kiểm soát vận hành và duy trì hệ thống cơ sở vật chất của tòa nhà.
Bên cạnh đó, việc ứng dụng công nghệ hiện đại vào công tác quản lý là một điều không thể thiếu. Với những lập trình thông minh, tính tiện dụng và chính xác cao, các phần mềm quản lý sẽ giúp chủ đầu tư tối ưu được chi phí và thời gian quản lý.
Các chủ đầu tư thông thái thường lựa chọn cho mình các đơn vị quản lý chuyên nghiệp. Các đơn vị này với chuyên môn cao cùng kinh nghiệm thực chiến sẽ giúp chủ đầu tư thực hiện toàn bộ các công tác quản lý tòa nhà nói chung và quản lý cơ sở vật chất nói riêng một cách hiệu quả. Nhờ đó, chủ đầu tư sẽ có thêm nhiều thời gian cũng như có cái nhìn tổng quát để xây dựng và đưa ra những định hướng phát triển lâu dài cho các mô hình bất động sản.
Vietcleaning là một đơn vị quản lý hội tụ đầy đủ các yếu tố cần có để san sẻ gánh nặng trong công tác quản lý cùng chủ đầu tư.
Với hơn 20 năm hoạt động trong nghề, cùng sự hậu thuẫn từ tập đoàn mẹ Nihon Housing – tập đoàn quản lý bất động sản hàng đầu tại Nhật Bản với bề dày lịch sử hơn 60 năm. Vietcleaning có đủ am hiểu – kiến thức – kinh nghiệm thực tiễn trong quản lý tòa nhà văn phòng nói chung và quản lý cơ sở vật chất tòa nhà văn phòng nói riêng.
Bên cạnh đó, chúng tôi sở hữu một quy trình làm việc bài bản được thực hiện bởi đội ngũ nhân sự có chuyên môn, luôn tận tâm nỗ lực tạo dựng giá trị cho khách hàng.
Các ứng dụng, phần mềm quản lý công nghệ cao được Vietcleaning sử dụng như một công cụ hỗ trợ đắc lực cho công tác quản lý cơ sở vật chất văn phòng. Giúp chủ đầu tư có thể dễ dàng kiểm soát và nắm bắt các hoạt động kinh doanh của tòa nhà.
CÔNG TY CỔ PHẦN TM và DV LÀM SẠCH CÔNG NGHIỆP VIỆT
TRỤ SỞ CHÍNH: 22A ĐẶNG DUNG, BA ĐÌNH, HÀ NỘI
ĐỊA CHỈ: 75 TRẦN VĂN DƯ- P13, TÂN BÌNH, TPHCM
VĂN PHÒNG: NHÀ LIỀN KỀ 16B, NGÕ 34, TT HÓA CHẤT, PHỐ NGHĨA ĐÔ, CẦU GIẤY.
HOTLINE: 098.353.2488
HỘP THƯ: VIET.CLEANING@GMAIL.COM
SỐ KHẢO SÁT – BÁO GIÁ DV 24/07:
MISS HẬU- 091.338.1155